もうすぐ職場の送別会!幹事に選ばれたけど、何をすればいいの?

送別会の幹事に選ばれた!

春は「出会いの季節」であると同時に「別れの季節」でもあります。
みなさんの会社でもこれからの時期、転勤や退職などで送別会が予定されているのではないでしょうか。

送別会などの会社関係の催し事に必ず必要なのが「幹事」です。
どういったポジションの方が幹事になるかは、企業ごとにそれぞれ”決まりごと”があると思います。
私の、前職での経験をお話しすると、送別会で幹事を担当するのは1年目の若手社員が主でした。
上司・先輩の都合を聞き、日程や会場を決め、出欠をとり、送別プレゼントを準備して、送別会で行うイベントを考え、当日は司会進行を行っていました。
私も送別会の幹事をやったことがありますが、何もかもが大変。
送られる側の人はもちろん、参加者全員に楽しんでもらうことが大切なので、送別会が終わるまでプレッシャーを感じていました。

コラムを読んでいる方の中にも「送別会の幹事に選ばれたけど、何をすればいいのか分からない!」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

幹事が大切にしていること

株式会社マイナビの調査によると、6割を超える人が職場の歓送迎会の幹事経験があるそうです。

幹事経験者の方々に「歓送迎会の事前準備で、重要だと思うこと」を問いかけたところ、以下のようなランキングに。

1位 お店/会場の決定(72.7%)
「お店を選んだのはいいものの、行ってみたらすし詰め状態!」なんてことになってはいけません。料理のボリュームや価格帯も考慮して選定しなければならないため、非常に頭を悩ませることのようです。

2位 日時の決定(52.4%)
会社によっては、複数の部署が合同で行うこともありますし、「この日だったら、この人は来れるけどあの人が…」なんて考えると、日程調整はとても難しいですよね。できるだけ多くの人が参加できる日程を選ぶことも、幹事にとってはとても大切なポイントです。

3位 出欠確認(40.2%)
人数の把握をしっかりしておかないと、お店のキャンセル料が発生してしまうケースがあります。当日になって参加人数が変わってしまう、ということも十分にありえますので、その場合はなるべく早くお店側に連絡をして、キャンセル料や料理について相談したいですね。

さらに、4位に「会費の決定(28.9%)」5位に「会費徴収(25.7%)」が続きます。
「会費徴収」については、参加者が細かいお金を持っていない場合、その都度お店側に「両替してください」と頼むのもなんだか申し訳ないですよね。私の場合は、当日お店で参加者から回収していたので、千円札や五百円玉など、お釣りとして必要になりそうなお金をできるだけ準備するようにしていました。主役を待たせるわけにもいかないので、できるだけスムーズにすませたいところです。

もちろん、このほかにも会社によって、主役へのプレゼントを準備したり、事前に上司に挨拶をお願いしたり、とそれぞれの風習があると思います。
まずは、幹事経験のある先輩に、どんなことが必要なのかを聞いてみると良いかもしれません。

まとめ

幹事は宴の最中、ずっと主役や上司、周囲の人たちに対し気を配っていなければなりません。
ですが、幹事がずっと辛そうにしているのも、それはそれで参加者が楽しめないと思います。

送別会は主役にとっても、参加者みんなにとっても、とても大切なイベントです。
幹事の方も自分の役割をしっかりと果たしながら、心から主役の方を送れると良いですね。

詳しくは株式会社マイナビ「幹事に聞いた! 歓送迎会の事前準備で大事なことランキング」を御覧ください。

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