昨日の記事で、面談でダメ出しをしたらいけないということをお伝えしました。
有意義な面談をする為に大切なことは事前準備です。ポイントは3つ。
【その1：目的とゴールを明確にする】
「モチベーションが下がっている原因を知りたい」
「これから別の業務をしてほしいので、現状の業務に対する意識をしりたい」
「会社に不満を持っていないか知りたい」
面談をする目的は様々です。まずは目的を明確にし、その面談でのゴールも決めましょう。
このゴールに向かって面談を進行するようにすれば、脱線することも少なくなり有意義な面談ができます。
例えば、
目的：部署異動を依頼するにあたって、現状の業務に対する意識を知りたい
ゴール：本人の望む仕事や環境を知り、新しい部署でそれらがかなえられるか伝わるように提案をする
上記のような目的とゴールであれば、提案ができれば達成で本人から異動の了承をもらえなくても構いません。
また、新しい場所で望むキャリアが描けそうになければ宿題として持ち帰ってもいいでしょう。
その場合は、決定したこと・次回面談までに考えてくる課題・次の面談予定の３つを締めで必ず伝えてください。。
これらを伝えておけば、結局何の面談だったの？と相手が思うことがありません。
【その2：時間を決める】
目的とゴールが決まったら、所要時間と開始時間、この2つを決めてください。
面談相手に所要時間を伝えておくことで、仕事の調整ができ、別の仕事で面談を中断されることがなくなります。面談がどんな展開になるのか、相手からどんな質問が出てきそうか想定をして時間を決めましょう。
また、開始時間は課題を持ち帰ってもらうような面談であれば、終業前や休憩前がいいでしょう。考えなければいけないことを投げられて、一旦忘れて仕事をするというのは難しいものです。考える時間を取れる時間帯を選んでください。逆にモチベーションが上がるような内容であれば朝一番にするのもいいでしょう。その日のパフォーマンスを上げることにもつながります。
【その3：事前準備をする】
“どんなことを伝えれば、相手に目的が伝わりやすいだろうか“
“時間内にゴールにたどり着く為に、面談の前に投げかけておく質問はあるか”
”共有しておくべき資料はないか”
このような視点で事前準備をしましょう。
事前準備が出来ていれば、大幅に面談時間が延びたり、結果何のための面談なのか分からなかったというようなことが防げます。
面談には面談時間分の人件費が2人分かかっています。
ならば面談などせず、利益を上げる仕事をした方が会社の為に良いのでは？と思うかもしれません。
しかし、人が辞めた時にかかる採用費用・育成にかかる時間と費用は非常に大きいものです。
良い面談ができれば、社員のモチベーションが上がり、定着率が上がるため、会社の利益を上げることに貢献できます。是非3つのポイントを使って、面談してみてくださいね。
